Menu

نگهداری موجودی فیزیکی و گردش امانات

نرم‌افزار نگهداری موجودی فیزیکی و گردش امانات نوسا برای مراکزی که دارای نسخه‌های فیزیکی از اسناد، منابع و مدارک هستند، طراحی شده است تا علاوه بر اینکه بتوانند تعداد موجودی و محل نگهداری هریک از اسناد را ثبت و کنترل کنند، برحسب سیاست سازمان، كلیه سرویس‌ها و خدمات مربوط به گردش امانت اسناد و پیگیری آنها را نیز در اختیار داشته‌ باشند. رویکرد دیگر نرم‌افزار، مختص شرکت‌ها و سازمان‌هایی است که سیاست‌شان فقط مبنی بر ذخیره موجودی و محل نگهداری مستندات فیزیکی سازمانی و اداری (نامه، گزارش، قرارداد، ...) و حفظ تاریخچه فعالیت‌ها برای ارائه مستندات در دعاوی می‌باشد. همچنین این نرم‌افزار می‌تواند با سایر نرم‌افزارهای سازمان سازگار و مرتبط شود و یکپارچگی در فعالیت‌ها و فرایندهای سازمانی را تسهیل و تسریع نماید.

نگهداری مستقل موجودی فیزیکی اسناد

ثبت و نگهداری مستقل موجودی انواع اسناد فیزیکی منابع اطلاعاتی،  ذخیره و نگهداری موجودی مستندات فیزیکی سازمان‌ها (نامه، قرارداد و ...)

 امورمالی و  هزینه‌های خدمات کتابخانه

نگهداری اعتبار مالی اعضا، محاسبه خودکار هزینه امانت اسناد و جریمه‌ها، مدیریت سرویس‌دهی به اعضای بدهکار از طریق بدهکاری‌های نامحدود و اعتبار نسیه

یکپارچگی سازمانی

ارتباط با سایر نرم‌افزارهای سازمان از طریق پورتال و سرویس‌های وب، بهره‌گیری از امکانات سرویس  Domain Controller و  سرویس  API

 

سرویس‌ها و خدمات از طریق  میز امانات و از طریق اینترنت

سرویس‌های کامل امانت، تمدید، رزرو و بازگشت، ملاحظه کارت امانت اعضا در اینترنت، تمدید و رزرو اینترنتی، کنترل امانت انواع اسناد به انواع اعضا، میزهای امانات متعدد و همزمان در شبکه‌های گسترده

ارائه خدمات امانت بر روی اسناد چاپی موجود  در آرشیو

امکان ارتباط با سیستم آرشیو مجهز به توصیف محتوی، ارائه خدمات کتابخانه‌ای (چاپ انواع لیبل‌ها، امانت، رزرو ،تمدید و...) بر روی اسناد و منابع چاپی موجود در آرشیو

پشتیبانی و راهبری انواع مخازن اسناد

پشتیبانی مخازن سند باز و بسته، پشتیبانی مخازن خاص و اعمال محدودیت‌های خاص هر مخزن، ارسال خودکار درخواست‌های سند به میز امانات مستقر در مخزن مربوطه

استفاده از تکنولوژی‌های RFID و Barcode

بکارگیری فناوری‌های مبنی بر سیستم‌ شناسایی افراد و اشیا (Identification System)، استفاده از تکنولوژی‌های RFID و Barcode در شلف‌خوانی، پشتیبانی دستگاه‌های خودکار امانت مجهز به RFID

طبقه‌بندی موضوعی اسناد و منابع برحسب نیاز مرکز

تعریف دسته‌بندی‌های دلخواه موضوعات، گزارش‌گیری‌های طبقه‌بندی شده موضوعی (تازه‌ها، آمار موجودی، آمار استفاده ازمنابع برحسب طبقه و ...)، کاربرد در مدیریت و مجموعه‌سازی

روش‌های متنوع تولید اعلامیه‌های اطلاع‌رسانی و ارسال خودکار

شامل پست‌الکترونیک، پیام کوتاه، تلفن و پست در مراکز با ساختار سنتی، استفاده از "پیام‌رسان سیمرغ" در تلفن همراه، ارسال خودکار اعلامیه‌ها (تازه‌های عمومی و اختصاصی، رزرو، تاخیر، کاهش اعتبار مالی و...)

امکانات پرکاربرد سیستم نگهداری موجودی فیزیکی و گردش امانات

امانت و ارائه اسناد به اعضا، یکی از پیچیده‌ترین و مهمترین وظایف اکثر کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی می‌باشد. در نرم‌افزار نگهداری موجودی فیزیکی و گردش امانات نوسا تمامی امکانات لازم برای تسهیل، تسریع و کنترل امور جاری به طور کامل پیش‌بینی شده است. اهم امکانات عبارتند از:


نگهداری مستقل موجودی فیزیکی اسناد:

  • دریافت اطلاعات کتاب‌شناختی اسناد و مدارک از نرم‌افزارهای دیگر نوسا (سیمرغ و آرشیو)
  • ورود اطلاعات موجودی اسناد به طور مستقل
  • ورود اطلاعات موجودی به شکل غیردقیق (سرجمع) برای پایگاه‌های غیرکتابی (مثلا نشریات)
  • اصلاح و ملاحظه اسناد
  • تعریف مجموعه‌های متعدد اسناد

امورمالی و هزینه‌های خدمات کتابخانه:

  • ثبت رخدادهای مالی ناشی از جریمه و حق عضویت
  • نهایی کردن وضعیت مالی اعضا به روش ثبت تمدید
  • حذف رخدادهای سابقه مالی حذف یا اصلاح شده
  • تعریف میزان اعتبار ریالی در ابتدای عضویت
  • تعیین حد بحرانی اعتبار ریالی

سرویس‌ها و خدمات از طریق میز امانات و از طریق اینترنت:

  • ارائه سرویس‌های امانت مخصوص کتابخانه‌های اقماری (سازمان‌های بزرگ دارای بخش‌های متعدد در نقاط مختلف کشور)
  • ارائه خدمات امانت بین کتابخانه‌ای
  • مدیریت ارایه خدمات از طریق کنترل تعداد و نوع سند برای امانت عضو، تعیین خودکار تاریخ بازگشت بر اساس نوع عضو و سند، کنترل تعداد دفعات تمدید یک سند، کنترل بازبینی و تاخیر هنگام تمدید سند، جلوگیری از امانت سند به اعضای بدهکار و...
  • تعریف انواع خدمات خاص و عام بر روی اسناد و نیز اعضا
  • امانت سند معرفی نشده
  • امانت سند به عضو زیر گروه
  • تعریف میزهای متعدد امانات و میزهای مطالعه در محل
  • حذف درخواست‌های رزروهای منقضی شده

پشتیبانی و راهبری انواع مخازن اسناد:

  • تعریف میزهای مخازن متعدد
  • رسیدگی به درخواست‌های ارسالی هر مخزن
  • گزارش درخواست‌های ارسالی هر مخزن

طبقه‌بندی موضوعی اسناد و منابع برحسب نیاز مرکز:

  • تعریف طبقه‌بندی‌های متعدد
  • حذف کلیه علاقه‌مندی‌های اعضا به اسناد

روش‌های متنوع تولید اعلامیه‌های اطلاع‌رسانی و ارسال خودکار:

  • مدیریت مدت انقضا برای تولید وارسال اعلامیه‌ها
  • مدیریت مدت وقفه بین تولید اعلامیه‌ها
  • تعریف معیارهای متفاوت تازه‌های عمومی (برای گروهی از اعضا) و تازه‌های اختصاصی (توسط هر عضو خاص برحسب سلیقه فردی)
  • تهیه گزارش اسناد تازه به شکل گزارش‌های عمومی برای تمام اعضا و گزارش‌های اختصاصی برای هر عضو
  • تعیین عمر برای ارسال اعلامیه‌ها
  • تعیین شرط برای ارسال اعلامیه‌های تاخیر

امنیت اطلاعات:

  • بالا بودن ذخیره و ارسال کاربری و کلمه عبورها از طریق Hash Coding
  • بهره‌مندی از پروتکل امن HTTPS در سرویس SOAP
  • کنترل دسترسی اعضا به اسناد، هنگام تهیه گزارش و اعلامیه‌های اسناد تازه
  • کنترل سرویس دهی اسناد مخازن به استفاده‌کنندگان تعریف شده
  • تعریف بخش‌های مجزا و فراهم کردن امکان تفکیک، مدیریت و ارائه خدمات مستقل مناسب هر بخش، اعمال اختیارات متفاوت کاربر به بخش‌های مختلف

یکپارچگی سازمانی:

  • اتصال نرم‌افزار به پورتال‌های دیگر
  • احراز هویت کاربران و استفاده‌کنندگان توسط Domain Controller
  • یکپارچگی ارائه خدمات در تمام بخش‌ها، سهولت در ارتباط‌های بین سازمانی (امانت‌ بین‌کتابخانه‌ای، مطلع شدن از موجودی سایر بخش‌ها) در مدل کتابخانه‌های اقماری
  • مدیریت و گزارش‌گیری سرجمع توسط مسئول اصلی سازمان
  • امکان کنترل دسترسی به وب سرویس با مکانیزم تعریف کارگزاران اینترنتی
  • درخواست عضویت از طریق پورتال

جابه‌جایی اطلاعات:

  • فراخوانی اطلاعات اعضا از طریق فایل xml
  • چک تکرار و اعلام شماره عضو دارای کد ملی تکراری در هنگام فراخوانی اطلاعات اعضا
  • ایجاد فایل صادره اعضا
  • دریافت فهرست عناوین اسناد
  • فراخوانی عکس اعضا از فایل‌های وارده xml
  • انواع گزارش‌های مفصل آماری و سرجمع با درج شرایط گسترده و رسم نمودار و خروجی های Excel ،Html
  • ایجاد فایل صادره کامل اسناد
  • ایجاد فایل صادره موجودی اسناد تازه برای سیمرغ
  • فراخوانی رخدادهای امانت فعال سیستم قبلی (Dos)
  • فراخوانی رخدادهای امانات
  • ایجاد فایل صادره رخدادهای امانات
  • ایجاد فایل صادره از طبقات موضوعی اسناد
  • فراخوانی طبقات موضوعی اسناد از فایل صادره
  • فراخوانی طبقات موضوعی از  پیش‌فرض سیستم

سایر امکانات:

  • چاپ انواع لیبل‌های عطف و بارکد در سیستم امانات
  • تعریف انواع اعضای درون‌سازمانی، برون‌سازمانی و حقوقی برای دانشگاه، وزارتخانه‌، مراکز عمومی و شرکت‌ها
  • محدود‌کردن جستجو به مخزن خاص و یا بخش خاص
  • عملیات تجمعی در بلوک سطرهای انتخاب شده
  • پشتیبانی کامل از Unicode در ساختار ذخیره و بازیابی اطلاعات
  • تعریف فیلدهای از نوع Memo در فرم‌های نمایشی
  • تعطیلی یکباره پنج‌شنبه‌ها
  • Double Click در زبانه گروه‌بندی در گزارش تازه ها و آمارها
  • تعریف و اصلاح اطلاعات اعضا
  • تسویه حساب عضو و امکان بازگشت‌پذیری آن
  • کنترل عدم تکرار کد ملی و فیلد معیار در داخل بخش و یا تمام بخش‌ها

خدمات جانبی مرتبط

 شرکت نوسا با توجه به ساختارها و نیازهای گوناگون کتابخانه‌ها، سازمانها، مراکز اسناد، خدمات زیر را برای استفاده مطلوبت‌تر از  نرم‌افزار نگهداری موجودی فیزیکی و گردش امانات، ارائه می‌دهد:

  • خدمات درزمینه شبکه‌های گسترده کامپیوتری
  • تبدیل اطلاعات از سایر نرم‌افزارها
  • خدمات در حوزه پایگاه داده SQL
  • خدمات مربوط به بستر ارتباطی راه دور (SOAP)

 

معرفی مدل‌ها

با توجه به تفاوت نیازمندی‌ها و امکانات مورد نیاز مشتریان در حوزه‌های کاری گوناگون، نرم‌افزار نگهداری موجودی فیزیکی و گردش امانات نوسا، در مدل‌های گوناگونی ارائه شده است که در جدول زیر مشاهده می‌کنید. لازم به ذکر است، همواره می‌توانید مدل مورد استفاده خود را، به مدلی کامل‌تر ارتقاء داده و از آن پس، از امکانات مدل جدید بهره‌مند شوید.


  ملاحظات ورود اطلاعات مستقل اعضا
مدیریت خدمات مستقل ورود اطلاعات متمرکز اعضا مدیریت خدمات متمرکز بخش و شعب
مدل‌ساده              
این مدل برای مراکز ساده ارائه می‌شود و مدیریت خدمات و ورود اطلاعات اعضا را یکجا در اختیار مرکز قرار می‌دهد.
 




مدل مدیریت متمرکز           
این مدل برای مراکز با کتابخانه‌های متعدد زیر شاخه ارائه می‌شود که می‌خواهند سیاست‌ها و مدیریت‌هایشان به صورت متمرکز اعمال شود.





مدل متمرکز کامل
این مدل برای مراکز با کتابخانه‌های زیر شاخه ارائه می‌شود که می‌خواهند هم سیاست‌ها و مدیریت‌ها و هم ورود اطلاعات اعضا به صورت متمرکز اعمال شود.





 

برخی استفاده‌کنندگان نرم‌افزار نگهداری موجودی فیزیکی و گردش امانات نوسا

جهت ملاحظه لیست کامل مشتریان به تفکیک صنف و یا به تفکیک موقعیت جغرافیایی می‌توانید به بخش "درباره ما > مشتریان نوسا" مراجعه نمایید.


راهکارهای نوسا

مراکزی که نسخه‌های فیزیکی اسناد و منابع خود را به دلایلی مانند امانت و ارائه خدمات در کتابخانه‌ها و یا مستندسازی اسناد اداری در سازمان‌ها و شرکت‌ها، نگهداری می‌کنند؛ به صورت روزانه و جاری درگیر اموری همچون ثبت موجودی نسخه‌ها، تعیین وضعیت و محل نگهداری اسناد، مستندسازی و در صورت صلاحدید ارائه خدمات به استفاده‌کنندگان می‌باشند. این مراکز برای بالا بردن دقت، سرعت و نیز سهولت و یکدستی امور نیاز به انتخاب و پیاده‌سازی نرم افزاری کامل و همگون با ساختار و سیاست‌های خاص و تنوع موجودیت اطلاعاتی خود دارند.لذا شرکت نوسا به مراکز و سازمان‌های مختلف،بسته به ضرورت‌ها ونیازهایشان، مدل خاصی از نصب و پیاده‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری خود را درقالب یک راهکار، پیشنهاد می‌نماید. در ارائه این راهکار، عوامل مختلفی از جمله نوع منابع و اسناد، شکل سازمانی، وسعت و فراگیری، امکانات سخت‌افزاری و شبکه‌ای، نیروی انسانی متخصص مورد توجه و بررسی قرار می‌گیرد.
جهت آشنایی با راهکار پیشنهادی نوسا برای شرکت یا سازمان شما، به صفحه‌ی اختصاصی راهکار مناسب خود وارد شوید:

دانشگاه‌ها معمولاً برحسب تقسیم‌بندی رشته و گروههای آموزشی به تعدادی دانشکده تقسیم می‌شوند و باهدف ترویج علم، در زمینه‌‌های مختلف علوم و فنون به ارائه آموزش و انجام پژوهش می‌پردازند. دانشگاه‌های دولتی، آزاد، غیر‌انتفاعی، پیام‌نور، جامع علمی‌ و کاربردی در این رده قرار می‌گیرند. مراکز آموزش عالی نیز مؤسساتی هستند که به‌ صورت مستقل و یا تابعه دانشگاه‌ها ایجاد شده و اهم فعالیت‌های آن، آموزشی است مانند مراکز آموزش عالی زیر نظر وزارت درمان و بهداشت.