یکپارچگی از شعار تا واقعیت

 

سیستم یکپارچه به سیستمی اطلاق می‌گردد که داراي مشخصات زير باشد:

 

  •  متشکل از تعدادی زیر سیستم با ساختار مستحکم

 

  •  تمرکز داده‌‌های زير سيستم‌ها در یک محل

 

  •  وجود رابطه معنادار بين زیر سیستم‌ها؛ 

           بدين مفهوم : در عين حال که همزمان می‌توان در هر یک از این زیر سیستم‌ها، بطور مستقل اطلاعات وارد نمود،

           رخدادهای ثبت شده در هر کدام، بی درنگ در دیگری تاثیر گذار باشند.

  •  امکان راهبري همزمان زیر سیستم‌ها؛ 

           به عبارتي امکان مديريت و پردازش اطلاعات تجميع شده در هر لحظه


علاوه بر موارد فوق خاطر نشان مي‌گردد، وقتی صحبت از پردازش اطلاعات به میان می‌آید، مفاهیمی همچون دقت، صحت و سرعت در اطلاع‌رسانی، برای ما حایز اهمیت می‌شود. از این رو است که نیاز ما به سیستمی یکپارچه‌، که بتواند اطلاعات دقیق، صحیح و قابل اطمینان را در هر لحظه، در اختیار ما قرار دهد، پر رنگ‌‌تر می‌گردد.
با توجه به تعاريف انجام شده، مي‌توان نتيجه گرفت که یکپارچه سازی، صرفا تجمیع اطلاعات از زیر سیستم‌ها و انعکاس آن‌ها در سیستم مادر نمی‌باشد. زیرا جهت دسترسي به اطلاعات دقیق و صحیح در هر لحظه، علاوه بر اينکه لازم است اطلاعات، بی درنگ به هنگام شوند، همچنين تاثير اطلاعات زير سيستم‌ها بر يکديگر نيز حائز اهميت مي‌باشد؛ در سیستم‌هایی که یکپارچه نیستند، استقلال اطلاعات سیستم‌های موازی، باعث ایجاد مغایرت در ثبت‌های متناظر با رخدادها می‌شود، زیرا این اطلاعات بر روی یکدیگر تاثیر گذار نبوده و تغییر در هر کدام از زير سيستم‌ها، مستقل از دیگری مي‌باشد.

به‌طور خلاصه مي‌توان گفت: تمرکز داده‌‌ها و تاثیرپذیری همزمان آن‌ها از یکدیگر، جزء لاینفک یکپارچه‌سازی می‌باشد.

 
در مقاله پیش روی، به بررسی یکپارچگی در سیستم‌های مالی می‌پردازیم؛

وقتی صحبت از یکپارچگی می‌شود، ذهنیت مخاطب ابتدا به تعدد زیر سیستم‌ها معطوف می‌شود، یعنی وجود چند سیستم مجزا با کارکردهای مجزا ولیکن از یک موجود واحد با یک ساختار متحد. در سیستم مالی یکپارچه با زیر سیستم‌های، حسابداری، دریافت و پرداخت، انبار و کنترل موجودی، فروش ،حقوق و دستمزد و .... سر و کار داریم، هر کدام از این زیر سیستم‌ها دارای فعالیت مجزایی می‌باشند که در کنار یکدیگر  معنی پیدا می‌کنند و یک موجود واحد به نام سیستم مالی یکپارچه را بوجود می‌آورند، در سیستم يکپارچه مالی علاوه بر اینکه باید توانست که به صورت موازی و بطور مستقل، رخداد‌های مالی را در هر کدام از  زير سيستم‌ها ثبت نمود و گزارش گرفت، باید توانایی این موضوع را نیز داشته باشد که در یک ساختار متمرکز، کل فرآیند مالی سازمان را در هر لحظه تحت کنترل، مدیریت و پردازش قرار داد. برای نیل به هدف مذکور، اطلاعات مالی در یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز، ثبت و نگهداری می‌شود، سپس با بهره‌گيري از ساختاري یکپارچه این اطلاعات را به سرعت مورد پردازش لحظه‌ای قرار می‌گیرد. این کار علاوه بر این‌که امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند، دسترسی صحیح و سریع به اطلاعات را نیز فراهم می‌نماید.

به عنوان مثال یک فرآیند عمومی را که در یک سیستم مالی یکپارچه اتفاق می‌افتد بررسی می‌نماییم؛

هنگامي که کاربر خزانه‌داری رخداد صدور چک را ثبت می‌نمايد، ثبت بستانکاري مربوط به اسناد پرداختنی به طور همزمان در سيستم حسابداري قابل درج می‌باشد.
همچنين زماني که کاربر انبار، رسید خرید کالا را ثبت می‌نمايد، بطور اتوماتیک، ثبت بستانکاري حساب‌‌های دریافتنی فروشنده مذکور، به همراه ثبت بدهکاري حساب موجودی مواد و کالا، در سيستم مالي قابل درج می‌باشد.
از طرفي هنگامي‌ که کاربر فروش که حتی می‌تواند یک اپراتور ساده باشد، یعنی دانش حسابداری کافی نداشته باشد، فاکتور فروش صادر می‌کند، سند فروش با کلیه ملاحظات آن که شامل: مالیات بر ارزش افزوده، عوارض قانونی، تخفیفات متناظر، پورسانت‌ها و ... مي‌باشد، بطور اتوماتیک قابل ثبت می‌باشد.
خاطر نشان مي‌گردد، هنگام انجام کلیه ثبت‌‌های مذکور علاوه بر اينکه شرح به صورت اتوماتیک قابل درج مي‌باشد، همچنين امکان کنترل همزمان کلیه مواردی که از قبل تعیین شده، مانند حداقل و حداکثر موجودی در انبار، اعتبار مشتری در فاکتورها، تطابق مبلغ و تاریخ سررسید چک‌‌ها در دريافت و پرداخت‌ها و‌... نيز در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
همچنین هر گونه تغییر در فروش، انبار و خزانه‌‌داری، بلافاصله در سند متناظر با آن نیز ثبت و ضبط می‌گردد. حال هر کاربر با توجه به سطح دسترسی که دارد، مي‌تواند از حیطه سازمانی خود گزارش تهيه نماید. علاوه بر اينکه مدیر مالی به راحتی مي‌تواند فرآیندهاي بالا را در قالب گزارشات جامع در نرم‌‌افزار حسابداری مشاهده نمايد یعنی تجمیع کل فرایند اتفاق افتاده در یکایک نرم افزارها در اختیار مدیر ارشد سیستم می‌باشد، همچنين مدیريت شرکت نیز مي‌تواند گزارشات دلخواه خود را که در بردارنده اقلام مورد نیاز از تمام نرم‌افزارها می‌باشد، به صورت آنلاین ملاحظه و چاپ نماید (یکی دیگر از مزایای یکپارچه سازی این می‌باشد که کاربر بدون محدویت زمانی و مکانی می‌تواند گزارشات خاص خود را  از هر مکان جغرافیایی دریافت نماید
ب
ه عنوان مثال فرض کنید، شرکت تولیدی آلفا دارای دفتر مرکزی در تهران می‌باشد؛ کارخانه اصلی این شرکت در کرج است و دو دفتر فروش در دبی و یزد دارد. حال مدیر این واحد تولیدی می‌خواهد در تمام مسافرت‌های خود لحظه به لحظه از اطلاعات مالی شرکت خود با خبر باشد؛ حتی مواردی را نیز با تایید نمودن یا عدم تایید، کنترل نماید.
خاطر نشان مي‌گردد، در شرکت مذکور، کلیه دریافت و پرداخت‌‌ها و هزینه‌های غیر تولیدی، در دفتر مرکزی ثبت می‌شود. از طرفي عملیات مربوط به خرید مواد و کالا تا ساخت و خروج محصول، در انبار ثبت شده، همچنين کلیه رخدادهای مربوط به فروش نيز در دفاتر فروش تنظيم می‌گردد.
حال همانطور که گفته شد، مدیريت واحد انتظار دارد گزارشات مدیریتی و تحلیلی مورد نياز خود که در خصوص فرآیند تولید، سود ناخالص و ... مي‌باشد را در هر لحظه و در هر مکان جغرافیایی، به راحتی مشاهده نماید. همچنين بتواند بر اساس دسترسی‌هایی که در اختيار دارد، تغییرات موردنظر را اعمال کند.

از طرفي ممکن است، مدیر مالی نيز در نظر داشته باشد در هر لحظه، کلیه رخدادها را در قالب گزارشات حسابداری مشاهده نمايد، فرآیند مذکور تنها زمانی میسر می‌‍باشد که از یک سیستم مالی یکپارچه بهره‌گیری نماییم).
به اين ترتيب، با بهره گیری از یک سیستم یکپارچه مدون، کل فرآیند مالی شرکت تحت کنترل قرار گرفته و پردازش‌های مطلوب جهت تصمیم گیری‌های آتی، اعمال می‌گردد.
در واقع، در بکارگیری  از سیستم مالی یکپارچه، با موجودی واحد سر و کار داریم، که هر کدام از قسمت‌های این موجود واحد از واحدی تغذیه می‌شود و هر کاربر به این موجود واحد را از دید خود می‌نگرد، کاربر فروش از دید فروش، کاربر انبار از دید انبار، کاربر خزانه داری از دید خزانه داری، ولیکن مجموع آن یک سیستم واحد می‌باشد.

از آنجا که مهمترین قسمت یک مجموعه، سیستم مالی آن می‌باشد و از آن می‌توان به عنوان قلب تپنده هر سازمان یاد نمود، لذا در انتخاب سیستم مالی یکپارچه از نهایت تدبیر مدیران و تجربه‌های موفق شرکت‌ها استفاده نمایید.

 

تهیه و تدوین : دپارتمان مدیرت دانش شرکت نرم‌افزار و سخت‌افزار ایران (نوسا)
 

 

 

 

 

 

   

نوسا در شبکه های اجتماعی کانال نوسا در آپارات کانال نوسا در یوتیوب نوسا در لینکدین نوسا در فیسبوک نوسا در اینستاگرام کانال نوسا در تلگرام نوسا در توییتر نوسا در گوگل پلاس