سیستم گردش امانات نویا

نرم‌افزار نگهداری موجودی و گردش امانات سيمرغ بخشی از مجموعه نرم‌افزارهای سيمرغ است كه با استفاده از آخرين فن‌آوری‌ها، كليه سرويس‌های نگهداری موجودی و گردش امانت اسناد و پيگيری آنها را در اختيار مسئولين كتابخانه‌ها و مراكز اسناد قرار می‌دهد.

اعضا
در نرم‌افزار گردش امانات سيمرغ امکان تعريف انواع مختلف اعضا وجود دارد. در اين سيستم، اعضا به سه دسته کلی "حقيقی درون سازمانی"، "حقيقی برون سازمانی" و "حقوقی" تقسيم می‌شوند.
وجود اين تقسيم‌بندی‌ها سبب شده است که سيستم گردش امانات سيمرغ قابل نصب برای هر نوع کتابخانه اعم از دانشگاهی، وزارتخانه‌ای و عمومی باشد.

فراخوانی اطلاعات اعضا
اکثر سازمان‌ها و دانشگاه‌ها دارای يک بخش اداری يا آموزش هستند که به دليل نيازهای روزانه خود قبلا مکانيزه شده‌اند و می‌توانند اطلاعات عمومی اعضای کتابخانه‌ها را در هر دوره در اختيار کتابخانه قرار دهند.
در نرم‌افزار گردش امانات سيمرغ امکان فراخوانی اطلاعات اعضا از فرمت استاندارد XML تعبيه شده است. با استفاده از اين امکان اطلاعات اعضای جديد در مقاطع خاصی نظير شروع ترم‌های تحصيلی به صورت يکجا قابل انتقال به سيستم امانات می‌باشد.

سرويس امانت و تمديد
امانت‌دهی اسناد به اعضا، يکی از مهم‌ترين وظايف اکثر کتابخانه‌ها می‌باشد. در نرم‌افزار گردش امانات سيمرغ تمامی امکانات لازم برای کنترل امانت انواع اسناد به انواع اعضا به طور کامل پيش‌بينی شده است. اين امکانات قابل استفاده در شبکه‌های گسترده و به طور همزمان از چندين ايستگاه مختلف می‌باشد. پاره‌ای از اين ويژگی‌ها عبارتند از :

  • امانت يکباره چند سند به يک عضو
  • کنترل تعداد و نوع سند قابل امانت به عضو
  • تعيين خودکار تاريخ بازگشت بر اساس نوع عضو و سند
  • کنترل تعداد دفعات تمديد يک سند
  • کنترل‌های خاصی نظير بازبينی و تاخير هنگام تمديد سند
  • محاسبه خودکار هزينه امانت و جريمه ديرکرد
  • جلوگيری از امانت سند به اعضای دارای بدهی
  • امکان ملاحظه کارت امانت اعضا از طريق اينترنت
  • امکان تمديد اسناد توسط خود اعضا از طريق اينترنت بدون نياز به مراجعه به کتابخانه



سرويس مطالعه در محل
در نرم‌افزار سيمرغ امکانات مطالعه در محل به طور جداگانه و مستقل از سرويس امانت پيش‌بینی شده است. به همين دليل می‌توان امکانات خاصی را فقط هنگام مطالعه در محل در اختيار اعضا قرار داد.

سرويس رزرو
يکی از مهم‌ترين سرويس‌های لازم برای هر کتابخانه بزرگ، سرويس رزرو می‌باشد. در سيستم سيمرغ، هر عضو کتابخانه هنگام جستجوی مدرک مورد نياز خود می‌تواند همان لحظه وضعيت امانی آن را ملاحظه کند و در صورت نياز آن را برای خود رزرو کند. اين امکان از طريق اينترنت نيز در اختيار اعضا قرار دارد.

سرويس مالی
يکی از ويژگی‌های نرم‌افزار سيمرغ امکان نگهداری اعتبار مالی اعضا و محاسبه خودکار هزينه امانت اسناد و جريمه ناشی از ديرکرد امانت اسناد می‌باشد.

اطلاع‌رسانی توسط پست‌الکترونيک، پيام کوتاه و پيام‌رسان سيمرغ
يکی از مهم‌ترين مباحث امانت، چگونگی اطلاع‌رسانی به عضو در موارد متعدد نظير بازگشت سند رزرو شده می‌باشد. در نرم‌افزار سيمرغ عمل اطلاع‌رسانی به عضو به پنج روش Email، SMS، تلفن، پست و نرم‌افزار "پيام‌رسان سيمرغ" قابل انجام است.
يکی از ويژگی‌های بسيار مهم نرم‌افزار سيمرغ ارسال خودکار اعلاميه‌های مختلف به اعضا توسط Email يا SMS و بدون دخالت پرسنل کتابخانه می‌باشد.
اعلاميه‌هايی که توسط نرم‌افزار گردش امانات سيمرغ برای اعضا فرستاده می‌شوند عبارتند از:

  • رزروهای آماده امانت
  • امانات دارای تاخیر
  • رزرو امانت نامحدود
  • کاهش اعتبار مالی عضو
  • پایان دوره عضویت
  • درخواست‌های عضویت
  • تازه‌های کتابخانه به تفکیک
  • تازه‌های کتابخانه به صورت سرجمع
     

پيام‌رسان سيمرغ
با فراگير شدن استفاده از گوشی‌های هوشمند، نرم‌افزار "پيام‌رسان سيمرغ" با قابليت نصب بر روی گوشی‌های دارای سيستم عامل آندرويد ارائه گرديده است. اطلاعات بیشتر...

پشتيبانی مخازن باز و بسته
نرم‌افزار امانت سيمرغ علاوه بر کتابخانه‌های دارای مخازن باز، قابل نصب و بهره‌گيری در کتابخانه‌های مخازن بسته نيز می‌باشد. برای پشتيبانی مخازن بسته، هنگام امانت اسناد به اعضا درخواست‌های سند به فرم خودکار به نرم‌افزار مستقر در مخزن فرستاده می‌شود و پرسنل بخش مخزن پس از يافتن سند مورد درخواست آن را به همراه فيش مخصوصی که اطلاعات عضو و سند در آن چاپ شده به بخش امانت می‌فرستند.
 

سرويس‌های امانت، مخصوص کتابخانه‌های اقماری
سازمان‌های بزرگ معمولا دارای بخش يا شعبه‌های متعددی در نقاط مختلف کشور هستند. هر يک از بخش‌ها معمولا دارای کتابخانه نيز می‌باشند. اين کتابخانه‌ها با وجودی که در مکان‌های مختلف و گاه بسيار دور از يکديگر قرار دارند ولی تحت يک مديريت سازمانی يکپارچه اداره می‌شوند و مانند ساير بخش‌های سازمان سياست‌گذاری‌های آنها توسط مديريت مرکزی انجام می‌شود.
 نرم‌افزار گردش امانات سيمرغ نيز به گونه‌ای طراحی شده است که بتواند متناسب با ساختار اين سازمان‌ها بصورت مرکزی، نصب و نگهداری شود ولی مفهوم بخش‌های مختلف سازمان به نحوی در آن لحاظ گردد که کاربران ميز امانت بخش‌های مختلف با وجود الزام به رعايت سياست گذاری‌های مرکزی و عدم دخالت در امور ساير بخش‌ها، دارای آزادی عمل کافی در بخش خود باشند.
در ادامه به ذکر چگونگی نگهداری اطلاعات کاربران ميز امانت، اعضا و اسناد کتابخانه و همچنين چگونگی انجام خدمات امانت و غيره در اين کتابخانه‌ها می‌پردازيم:

کاربران ميز امانت
در اين کتابخانه‌ها برای هر يک از کاربران ميز امانت بخش خاصی تعيين می‌شود. هر يک از کاربران فقط مجاز به تعريف عضو جديد و ويرايش اطلاعات اعضای بخش خود می‌باشد و فقط می‌تواند خدمات امانت و غيره اسناد بخش خود را به اعضای کتابخانه ارائه کند.
 

اعضای کتابخانه
در اين کتابخانه‌ها هر عضو متعلق به بخشی می‌باشد که برای ثبت نام به آن‌ مراجعه کرده است. اصلاح اطلاعات و خدمات سوپروايزری اين عضو نظير تعيين اختيارات و يا تسويه حساب توسط کاربران ميز امانت همان بخش، قابل انجام است ولی اعضای کتابخانه می‌توانند بسته به سياست گذاری‌های مديريت مرکزی از خدمات کتابخانه يا تمامی بخش‌های کتابخانه استفاده کنند.
 

اسناد کتابخانه
هر بخش در کتابخانه‌های اقماری خود می‌تواند دارای چندين مخزن نگهداری سند باشد. طبيعی است کارکنان ميز امانت در هر بخش لازم است به گونه‌ای محدود شوند که فقط اسناد موجود در مخزن‌های بخش خود را به اعضای کتابخانه امانت دهند. در نرم‌افزار گردش امانات سيمرغ برای کنترل اين امر، تعاريف مخازن اسناد و فهرست کاربران مجاز هر مخزن، به تفکيک توسط مديريت مرکزی قابل تعيين است و چگونگی عملکرد کاربران ميز امانت بخش‌های مختلف کاملا در کنترل مديريت مرکزی سيستم می‌باشد.
از طرف ديگر مديريت مرکزی سيستم تعيين می‌کند که کاربران ميز امانت هر بخش، چه محدوده اختياراتی را برای اعضای بخش خود می‌توانند تعريف کنند و هيچ محدوديتی نيز در اين کار ندارد به اين معنی که می‌توان اعضا را فقط به استفاده از خدمات بخش خود محدود کرد و يا به آنها اجازه داد که از خدمات بخش‌های ديگر کتابخانه نيز استفاده کنند. چگونگی استفاده از خدمات هر بخش نيز به تفکيک هر مخزن برای هر عضو قابل تعيين است. مثلا مديريت مرکزی می‌تواند محدود کند که عضو خاصی از مخزن‌های بخش خود 4 کتاب به امانت برد ولی از مخزن‌های ساير بخش‌ها فقط 2 کتاب امانت ببرد.


 

 

 

   

نوسا در شبکه های اجتماعی کانال نوسا در آپارات کانال نوسا در یوتیوب نوسا در لینکدین نوسا در فیسبوک نوسا در اینستاگرام کانال نوسا در تلگرام نوسا در توییتر نوسا در گوگل پلاس