Menu

نوسا در شرکت‌های خدماتی

در دورانی که بازرگانی و تولید مزیت اقتصادی خود را از دست می‌دهند، ارائه خدمات از مطمئن‌ترین کسب و کارها می‌باشد. خدمات همیشه وابسته به یک سرمایه (منابع ارائه خدمات) است و ارائه خدمت بدون سرمایه‌گذاری اولیه بهره‌وری کافی نخواهد داشت. این سرمایه‌گذاری در دو قسمت ممکن است اتفاق بیفتند:

  • سرمایه انسانی
  • سرمایه فیزیکی

به عنوان مثال از سیستم خدماتی مبتنی بر سرمایه‌های انسانی می‌توان به شرکت‌های مشاوره، شرکت‌ها و کارگزاران بیمه، مؤسسات حسابرسی، شرکت‌های حق‌العملکاری، مؤسسات و صندوق‌های سرمایه‌گذاری، خدمات تولید محتوای دیجیتال و غیره اشاره نمود. در طرف مقابل هم سازمان‌های خدماتی مبتنی بر دارایی‌های فیزیکی هستند، مانند شرکت‌های حمل و نقل، تعمیرگاه‌های خودرو یا انواع خدمات نگهداری کالا (سردخانه یا انبارداری). مشخص است که هیچ یک از این دو نوع خدمت کاملاً بی‌نیاز از نوع دوم منبع نیستند. بعضی از سازمان‌های خدماتی هم هستند که وابستگی شدید به هر دو گروه منابع انسانی و فیزیکی دارند، مانند مؤسسات آموزشی یا مؤسسات خدمات درمانی.
تقریبا تمام شرکت‌های بازرگانی، تولیدی یا پیمانکاری قسمتی از کسب و کار خود را به ارائه خدمات تخصیص می‌دهند. فرآیندهایی مانند حق‌العملکاری فروش، خدمات پس از فروش، تولید اجرتی، خدمات مدیریت پیمان همیشه در دل سایر کسب و کارها وجود دارند که چنانچه مدیریت سازمان به تفاوت آن‌ها با کسب و کار جاری خود توجه نکند ممکن است دچار اشتباهات جبران ناپذیری در تصمیم‌گیری بشود.
از سوی دیگر در مجاورت یک کسب و کار خدماتی ممکن است انواع فرآیندهای بازرگانی یا پیمانکاری هم ظاهر شوند، مثلا فروش دارو در یک سازمان درمانی یا فروش جزوات آموزشی در یک مؤسسه آموزشی. اما این قبیل فرآیندهای فروش معمولاً جنبه تسهیل‌گری دارند و یک فرآیند اساسی نیستند.
بسیاری از سازمان‌ها هم هستند که عملاً دارای چند مسیر کسب و کار موازی با درجه اهمیت یکسان هستند. مثلاً یک سردخانه که هم خدمات نگهداری ارائه میکند، هم عملیات درجه‌بندی و بسته‌بندی (یک فرآیند تولیدی) انجام می‌دهد و هم خرید و فروش کالاهای تجاری. یا یک نمایندگی خدمات خودرو که هم خرید و فروش لوازم یدکی دارد و هم ارائه خدمات تعمیر و نگهداری. تشخیص این که ماهیت اصلی این سازمان‌ها کدام کسب و کار است ممکن است بسیار مشکل باشد و می‌تواند منجر به بروز چالش در طراحی ساختار و تصمیم‌گیری مدیریت شود. سیستم مالی یکپارچه نوسا به عنوان بستر نرم‌افزاری یک سیستم اطلاعاتی مدیریت، به بهترین نحو می‌تواند از سایر ارکان سیستم اطلاعات – سخت‌افزار، نیروی انسانی و فرآیندها – پشتیبانی نماید و با ثبت کلیه رخدادهای مالی در محل وقوع، به مدیران این امکان را می‌دهد که به صورت یکپارچه هم بر کل مسیر ارائه خدمات کنترل داشته باشند، هم بر مسائل مالی اساسی نظارت داشته باشند.
از آنجا که سیستم‌های خدماتی با کالا درگیر نیستند، معمولاً فرآیندهایی ساده‌تر هم دارند. در مقابل خرید و فروش کالا، خرید و فروش خدمات و به ازاء تحویل کالا فرآیند ارائه خدمات وجود دارد. لازم به ذکر است که بر خلاف سیستم‌های بازرگانی که معمولاً فرآیند تحویل کالا قسمت ناچیزی از کل سیستم بازرگانی است، ارائه خدمات معمولاً مهم‌ترین فرآیند یک سازمان خدماتی است زیرا حیات این سازمان‌ها به بهره‌وری این فرآیند وابسته است.

مهم‌ترین اجزاء کاری یک ساختار خدماتی


هر فرآیند، واحدهای سازمانی و ذینفعان مختلفی را درگیر می‌نماید که یکپارچه سازی ارتباطات بین این افراد و واحدها اهمیت به سزایی دارد. سیستم مالی یکپارچه نوسا به عنوان بستر نرم‌افزاری یک سیستم اطلاعاتی مدیریت، به بهترین نحو می‌تواند با ثبت کلیه رخدادهای مالی در محل وقوع، به مدیران این امکان را بدهد که به صورت یکپارچه هم عملیات ارائه خدمات را مدیریت و کنترل نمایند هم مسائل مالی را نظارت و اجرا کنند.
کلیه فرآیندهای ساختار خدماتی، همزمان دارای دو جنبه عملیاتی و حسابداری هستند. از این رو، در ادامه از دیدگاه عملیاتی و دیدگاه مالی کلیه جنبه‌های سیستم اطلاعاتی را بررسی می‌نماییم.


فرآیند ارائه خدمات  

فرآیند خرید خدمات
ارائه خدمات معمولاً ساده‌ترین کار در فرآیندهای کسب و کار به نظر می‌رسد و می‌توان واقعاً هم آن را آسان دید. اما سازمان‌های خدمات محور بایستی کنترل کاملی بر روی فرآیندهای ارائه خدمات خود داشته باشند. در سیستم یکپارچه نوسا برای ثبت و کنترل انواع خدمات بسته به نوع خدمت باید از راهکارهای مختلف نرم‌افزارهای متناسب با راهکار بهره برد.

حوزه عملیاتی
در سازمان‌هایی که وابسته به نیروی انسانی هستند و ساعت کار نیروی انسانی اهمیت دارد (مانند مشاوره، نظارت، آموزش و غیره) ثبت ساعت کار نیروها می‌تواند به چند صورت انجام شود:
  • ثبت مدیریت خدمات نرم‌افزار فروش
  • تغییر احکام نرم‌افزار دستمزد
  • کاربرگ‌های نرم‌افزار رخداد دستمزد
هر کدام از این قابلیت‌ها در شرایط معینی قابل استفاده است. در جایی که خدمت قابل ارائه وابستگی مشخصی به نیروی ارائه کننده خدمات نداشته باشد – مثل تعمیرات در یک شرکت خدمات خودرو یا خدمات انجام آزمایش در یک آزمایشگاه پزشکی – باید از امکان ارائه خدمات نرم‌افزار فروش استفاده کرد.
نرم‌افزار فروش انعطاف خوبی در مدیریت خدمات دارد. امکاناتی مانند استفاده از برگه‌های مجزا برای درخواست و انجام خدمت، تعیین مرکز تحویل گیرنده خدمت و انجام دهنده، تعیین نوع رخداد خدمت و سایر امکانات مشابه به طراح سیستم کمک می‌نماید به‌دقت خدمات درخواست شده و ارائه شده را مدیریت کند. در ساختارهایی که خدمت کاملا وابسته به نیروی انسانی است – مانند مشاوره یا بازرسی – می‌توان از سیستم دستمزد نوسا استفاده نمود. برای مدیریت روزهای کاری می‌توان از سیستم دستمزد و برای مدیریت اجزاء یک پروژه از سیستم رخداد دستمزد بهترین استفاده را برد.
از سوی دیگر سازمان‌هایی که وابستگی شدیدی به دارایی ثابت دارند عموماً در کنترل کارکرد تجهیزات دچار مشکل می‌شوند. با استفاده از رخداد ثبت کارکرد تجهیزات در نرم‌افزار اموال نوسا، سازمان می‌تواند ردیابی دقیقی از کارکرد تجهیزات خود داشته باشد و این کارکرد به صورت مستقیم در هزینه‌های ارائه خدمات تأثیر می‌گذارد.
حوزه مالی
با ثبت برگه‌های انجام خدمت در نرم‌افزار فروش هزینه ارائه خدمات قابل تشخیص و قابل تخصیص خواهد بود. در واقع ثبت برگه‌های انجام خدمت یک قدم بسیار مهم در مسیر محاسبه بهای تمام شده خدمات می‌باشد.
انعطاف نرم‌افزارهای دستمزد و رخداد دستمزد نوسا در ثبت اسناد مالی به واحد مالی کمک می‌کند دستمزدهای جذب شده در پروژه‌ها را به دقت شناسایی کند و به هر تفکیکی که در راستای محاسبه دستمزد مستقیم و غیر مستقیم ارائه خدمات ضروری می‌بیند ساختار را طراحی نماید.
در ساختارهای خدماتی سرمایه محور، عدم ثبت به موقع هزینه‌های استهلاک منجر به بروز خطا در سود و زیان و تصمیمات مدیریتی می‌گردد. جهت نمونه در نظر بگیرید که یک سردخانه بزرگ می‌تواند ماهانه بیش از یک میلیارد ریال هزینه استهلاک دارایی ثابت داشته باشد اما کل هزینه نیروی انسانی آن به دویست میلیون ریال نخواهد رسید. نرم‌افزار دارایی ثابت نوسا با امکان محاسبه و ثبت خودکار استهلاک ماهانه کمک بزرگی به مدیران مالی می‌نماید.
در صورتی که دارایی‌های ثابت در پروژه‌های مختلف جابجا شوند، تغییر مراکز هزینه و تفکیک مستقیم استهلاک به مراکز هزینه دقت بی‌مانندی به سیستم مالی می‌دهد. در سازمان‌هایی هم که عمر مفید تجهیزات تقریباً قابل محاسبه است – مانند خدمات حمل و نقل یا خدمات درمانی – با استفاده از ثبت کارکرد تجهیزات می‌توان به راحتی استهلاک را بر اساس کارکرد تجهیز محاسبه و ثبت نمود.
در واقع با استفاده از ساختار درخت مراکز تأمین و مصرف و درخت تفصیلی‌ها می‌توان به دقت اجزاء یک خدمت – مانند یک پروژه یا یک قرارداد – را به صورت برگه‌های انجام خدمت مجزا، اسناد دستمزد مجزا و اسناد استهلاک ثبت و مدیریت نمود.

فرآیند فروش خدمات 

فرآیند فروش خدمات
پیچیدگی فرآیند فروش خدمات از فرآیند فروش کالا معمولاً پیچیده‌تر است زیرا مسائلی مانند تحقق تدریجی خدمات و وابستگی فروش به قراردادها معمولاً بیشتر است. مثلا با ارائه هر صورت وضعیت خدمات مشاوره (فاکتور دوره‌ای خدمات)، مشتری درصدی از مبلغ قرارداد را بدهکار می‌شود، یا در شرکت‌های نگهداری کالا مانند سردخانه‌ها، مشتری بسته به میزان موجودی کالا، پایان هر ماه به میزان مشخصی بدهکار می‌شود. پیچیدگی دیگر این است که فاکتورهای صادره ممکن است هیچ ارتباطی با روال پرداخت مشتری نداشته باشند و اهمیت ثبت حسابداری تعهدی در این فرآیند بیشتر خواهد بود.

حوزه عملیاتی
همانند بقیه ساختارهای پایه سیستم نوسا، ساختار درختی مراکز تأمین و مصرف به طبقه‌بندی مشتریان و سایر ذینفعان کمک شایانی می‌کند. این طبقه‌بندی درختی هم به اخذ گزارش از وضعیت فروش گروه‌های مختلف مشتریان کمک می‌کند، هم در تعریف تعرفه، تخفیف، قوانین پورسانت و غیره کاربرد دارد. یک روال فروش پیچیده می‌تواند شامل پیش‌فاکتور (تأیید نشده و تأییده شده)، قرارداد، درخواست (تأیید نشده و تأییده شده)، برگه انجام خدمت و فاکتور خدمات باشد. در صورتی که پروژه طولانی مدت باشد معمولاً قرارداد به میزان کل کار صادر می‌شود و فاکتورها به صورت ماهانه صادر می‌شوند. مانده هر قرارداد بدین ترتیب همیشه مشخص خواهد بود. توجه فرمایید که غیر از فاکتور بقیه مراحل اختیاری هستند و میتوان از آنها صرف نظر نمود یا با ثبت خودکار آن‌ها زحمت ثبت را از دوش کاربر برداشت. قوانین تعرفه‌ها، تخفیفات، پورسانت‌ها و جوایز (که با عنوان تعرفه، تغییر تعرفه، مکمل بها و مکمل کالا شناخته می‌شوند) می‌توانند تابعی از پارامترهای مختلف فاکتور مانند مشتری، بازاریاب، نماینده، محل جغرافیایی، شرایط پرداخت، شرایط تحویل و ... باشند. برای مثال در یک مؤسسه آموزشی هنگام ثبت نام کارآموز بایستی جزوات آموزشی هم به وی فروخته شود. در این شرایط می‌توان با قوانین مکمل کالا جزوه آموزشی متناسب با هر دوره را تعریف نمود و در فاکتور ثبت نام اضافه کرد. گزارشات نرم‌افزار فروش نوسا از قوی‌ترین امکانات این سیستم هستند که کاربران و مدیران اجازه می‌دهد گزارشاتی در ابعاد مختلف و با تحلیل جنبه‌های مختلف ریالی و تعدادی اخذ کنند. انواع گزارشات عملیاتی، تفکیکی، و گردش فروش بر اساس نسبت پارامترهای مختلف فروش به یکدیگر می‌توان ایجاد و تحلیل نمود.
حوزه مالی
حسابداری فروش خدمات فرآیندی به نسبت پیچیده است زیرا مستندات و مدارک ارائه خدمت و فروش ممکن است کیفی و توصیفی باشند و وظیفه حسابداری فروش این است که رعایت مقررات فروش شرکت (اعتبار، وجوه و اسناد دریافتنی، تعرفه، تخفیفات ارائه شده و ...) را در کلیه فاکتورها کنترل نماید و در گام بعد باید سند حسابداری را ثبت کند. سند حسابداری فروش سند پیچیده‌ای است که تحلیل و ثبت آن نیازمند دانش و تجربه بسزایی است.
در حین ثبت سند حسابداری فروش ممکن است قسمتی از اسناد دریافت خدمت هم ثبت شود، برای مثال بسیاری از سازمان‌های خدماتی مانند مؤسسات حسابرسی اجرت ارائه خدمات را به صورت درصدی از مبلغ قرارداد به کارشناسان و مشاوران پرداخت می‌کنند. چنین پرداخت‌هایی را می‌توان با استفاده از امکان پورسانت انجام دهنده خدمت تعریف نمود و به صورت خودکار پس از صدور برگه انجام خدمت و هنگام ثبت فاکتور سهم انجام دهنده محاسبه شده و در بستانکاری وی لحاظ گردد.
نرم‌افزار فروش نوسا هم از فروش ارزی پشتیبانی می‌کند و مدیریت کامل حساب‌های ارزی و تسعیر آنها را انجام می‌دهد. گزارشات کامل فروش‌های ارزی بر اساس واحد پول ارزی یا ریالی هم قابل ارائه هستند.
قابلیت صدور گزارشات فصلی فروش نیز به طور کامل در این نرم‌افزار گنجانده شده است و نیاز به استخراج دستی اطلاعات را از بین برده است.



فرآیند خرید خدمات 

فرآیند خرید خدمات
بعضی از شرکت‌های خدماتی ارائه قسمتی از خدمات فروخته شده را به پیمانکاران دست دوم می‌دهند که این پیمانکاران ممکن است در چند قرارداد درگیر باشند (مثل استادی که در چند دوره آموزشی تدریس می‌کند). در چنین شرایطی شرکت‌ها معمولاً در مدیریتی خدمات دریافت شده و محاسبه بهای تمام شده خدمات دریافت شده از پیمانکاران و تفکیک آن‌ها به پروژه‌های مختلف دچار مشکل می‌شوند.

حوزه عملیاتی
در بسیاری مواقع ممکن است پیمانکاران و مجریان را در نرم‌افزار دستمزد و رخداد دستمزد تعریف نمود و بر اساس خدماتی که ارائه می‌نمایند برای ایشان کاربرگ‌های دریافت خدمات ثبت شود. بدین ترتیب به صورت خودکار بهای خدمات ایشان طبق قرارداد فیمابین محاسبه می‌گردد و کلیه سوابق ارتباط با پیمانکار حفظ می‌گردد.
در سایر موارد هم با استفاده از نرم‌افزار مدیریت هزینه نوسا می‌توان قراردادهای دریافت خدمات و صورت وضعیت‌های دریافت خدمات را به راحتی مدیریت نمود و میزان پیشرفت قراردادها را سنجید.
حوزه مالی
نرم‌افزار مدیریت هزینه با اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری و دریافت و پرداخت می‌تواند بهترین مدیریت را بر حساب بستانکاران ارائه کند. ضمناً با جذب هزینه خدمات در مراکز هزینه تعریف شده به مدیریت بهتر بهای تمام شده خدمات کمک می‌نماید.
قابلیت صدور گزارشات فصلی خرید خدمات نیز به طور کامل در این نرم‌افزار گنجانده شده و نیاز به استخراج دستی فاکتورهای خرید را از بین برده است.

نرم‌افزارهای مورد نیاز در این راهکار

سایر راهکارهای مرتبط

  • در صورتی که کارخانه شما از واحد اداری و فروش مجزا است حتماً صفحه راهکار ویژه شرکت‌های پراکنده و دارای شعب را مطالعه نمایید.
  • اگر شما مالک محصول تولیدی خود نیستید و مواد را کارفرما به شما تحویل میدهد اطلاعات صفحه راهکار ویژه شرکت‌های پیمانکاری ما می‌تواند به شما کمک نماید.
  • بسیاری از سازمان‌های تولیدی سیستم بازرگانی پیچیده‌ای ندارند. اما اگر سیستم خرید یا فروش شما پیچیده است می‌توانید به صفحه راهکار ویژه شرکت‌های بازرگانی ما مراجعه فرمایید.
  • در صورتی که تمایلی به پرداخت هزینه برای کل سیستم ندارید در صفحه مربوط به سرویس ابری سیسنم مالی یکپارچه نوسا پیشنهاداتی برای کاهش هزینه‌های استقرار نرم‌افزار آورده شده است.