Menu

نوسا در شرکت‌های پیمانکاری

ساختار پیمانکاری نوع بسیار پیچیده و سنگین یک ساختار خدماتی است. یک شرکت پیمانکاری فروشنده خدمات به کارفرمای خود و دریافت کننده خدمات از پیمانکار زیر دست می‌باشد. تعدد پروژه‌ها، نقش‌های توأم کارفرما / پیمانکار، گردش نیروی انسانی و دارایی‌های فیزیکی بین پروژه‌ها، مدیریت جریان نقدینگی بین پروژه‌ها و پیمانکاران، مدیریت جریان کالا در پروژه‌ها و سایر مشکلات از این دست موجب پیچیدگی‌های بسزای ساختارهای پیمانکاری می‌شوند.
موضوع اصلی در یک ساختار پیمانکاری، پروژه و اجزای پروژه است. بهای تمام شده پروژه‌ها در مقیاس مراکز هزینه پروژه محاسبه می‌شود و مبنای دریافت و پرداخت اقلام قابل تحویل است که این اقلام از WBS پروژه استخراج می‌شوند. از سوی دیگر مدیریت ارتباط سه جانبه «پروژه – پیمانکار – منابع انسانی و فیزیکی» در هر پروژه اهمیت بسزایی دارد که اگر با دقت انجام نشود جریان نقدینگی سازمان و پروژه‌ها دچار بحران می‌گردد.
یکی دیگر از مشکلات ساختارهای پیمانکاری، وجود ستاد مشترک در سازمان است. ستادی که معمولاً متشکل از دفاتر مهندسی، نظارت، ایمنی، مالی، مدیریت سازمان و غیره می‌باشد. تعیین محل ثبت هزینه‌های ستاد و نقش آن در بهای تمام شده پروژه، یکی دیگر از مسائل دائمی این قبیل ساختارها است.
سیستم مالی یکپارچه نوسا با استفاده از ساختار یکپارچه تحت وب مبتنی بر بستر SOAP به سازمان‌هایی که پروژه‌های پراکنده دارند کمک می‌کند با یک سیستم متمرکز نرم‌افزاری و سخت‌افزاری گردش مالی و عملیاتی تمام پروژه‌ها را همزمان مدیریت نموده و گزارشات آنلاین از کل سازمان به مدیریت ارائه نمایند.


مهم‌ترین اجزاء کاری یک ساختار پیمانکاری


هر فرآیند، واحدهای سازمانی و ذینفعان مختلفی را درگیر می‌نماید که یکپارچه سازی ارتباطات بین این افراد و واحدها اهمیت بسزایی دارد. سیستم مالی یکپارچه نوسا به عنوان بستر نرم‌افزاری یک سیستم اطلاعاتی مدیریت، به بهترین نحو می‌تواند با ثبت کلیه رخدادهای مالی در محل وقوع، به مدیران این امکان را بدهد که به صورت یکپارچه هم عملیات ارائه خدمات را مدیریت و کنترل نمایند و هم مسائل مالی را نظارت و اجرا کنند.
کلیه فرآیندهای ساختار پیمانکاری، همزمان دارای دو جنبه عملیاتی و حسابداری هستند. از این رو، در ادامه از دیدگاه عملیاتی و دیدگاه مالی کلیه جنبه‌های سیستم اطلاعاتی را بررسی می‌نماییم.


فرآیند مدیریت قراردادها  

فرآیند مدیریت قراردادها
شرکت‌های پیمانکاری به صورت‌های مختلف می‌توانند با کارفرما قرارداد منعقد نمایند و یک شرکت می‌تواند همزمان پروژه‌های مختلفی با ماهیت متفاوت (مدیریت پیمان، متر مربع زیربنا، فهرست بها یا هر نوع قرارداد دیگری) در دست اجرا داشته باشد که بایستی بتواند بسته به نوع قرارداد به کارفرما صورت وضعیت بدهد و درآمد داشته باشد. سیستمی که بتواند انواع مختلف قراردادها را پشتیبانی کند و در یک ساختار یکپارچه همزمان پروژه‌های متنوع را مدیریت کند بایستی انعطاف و قدرت بسیاری داشته باشد.

حوزه عملیاتی
ثبت یک قرارداد در نوسا به طور کلی در فرم قرارداد نوسا انجام می‌شود. فرم قرارداد در نوسا مبتنی بر درخت کالا و خدمات و تعرفه فروش می‌باشد. صورت وضعیت هم به صورت فاکتور ثبت می‌شود و منجر به بدهکار شدن کارفرما می‌گردد. برای مدیریت انواع مختلف قرارداد، راهکارهای مختلفی بر اساس ابزارهای نوسا وجود دارد که به بعضی از آنها اشاره می‌کنیم.
برای ثبت و صدور صورت وضعیت قراردادهای فهرست بها، می‌توان کلیه اقلام موجود در قرارداد فهرست بها را در درخت خدمات تعریف و تعرفه آن را طبق فهرست بها معرفی نمود. در پایان هر دوره پیمانکار می‌تواند به راحتی و با انتخاب خدمات انجام شده فاکتور (یا همان خلاصه صورت وضعیت) را ایجاد نماید.
در قراردادهای متر مربع زیربنا می‌توان یک قرارداد فروش در نوسا صادر کرد که مقدار و بهای هر متر مربع کار را در آن ثبت نمود. در مقاطع صدور صورت وضعیت با فراخوان کردن مقدار مورد نظر از قرارداد فاکتور صادر می‌گردد و در هر لحظه هم متراژ باقی مانده از قرارداد قابل گزارش‌گیری می‌باشد.
در سایر انواع قراردادها هم عمدتا با تعریف خدمات متناظر با فازهای پروژه یا اقلام قابل تحویل آن می‌توان تحویل کار و میزان بدهکاری کارفرما را شناسایی نمود.




حوزه مالی
نکته مهم و اساسی در مدیریت قراردادها این است که طبق استانداردهای حسابداری پیمانها، با صدور صورت وضعیت حساب فروش یا درآمد بستانکار نمی‌گردد بلکه باید حساب ذخیره درآمد بازیافتنی حاصل از صورت وضعیت دریافتنی بستانکار گردد. به لطف امکان تعریف الگوهای دلخواه عملیات مالی فروش، به راحتی می‌توان الگوی سند حسابداری فروش را به نحوی تنظیم نمود که با صدور صورت وضعیت (از هر نوع قراردادی که باشد)، به جای حساب درآمدها این حساب جایگزین بستانکار گردد. شیوه شناسایی درآمد ممکن است بسته به شرایط بر اساس پیمان تکمیل شده یا درصد پیشرفت کار باشد. طبق روش حسابداری منتخب شرکت برای هر پروژه، بایستی در مقاطع زمانی مورد نیاز سند بهای تمام شده پیمان و سند درآمد قطعی همزمان ثبت شوند تا درآمد قطعی محقق شده از درآمد غیر قطعی حاصل از صورت وضعیت‌های ارائه شده تفکیک گردد. یک موضوع بسیار مهم دیگر، مدیریت تنخواه کارفرما در قراردادهای مدیریت پیمان یا قراردادهای مشابه است. از آنجا که بسیاری از نرم‌افزارها امکانات کافی برای مدیریت پیچیده این وجوه ندارند، حسابداران مجبور می‌شوند این وجوه امانی را به حسابهای انتظامی منتقل می‌کنند، یا حتی آن را در وجوه نقد شرکت ثبت نموده و احتساب درآمد می‌کنند. با نرم‌افزار نوسا و استفاده از ساختار ۲۰ سطحی درخت حساب، مدیران مالی می‌توانند در سمت بدهی‌های ترازنامه، تراز داخلی و عملکرد هر پروژه را تعریف کرده و حساب تنخواه کارفرما در نزد ما و محل مصرف آن را مدیریت نمایند. بدین ترتیب از تداخل نقدینگی پروژه‌ها به جلوگیری می‌شود و انضباط مالی سازمان حفظ می‌گردد.

فرآیند مدیریت پیمانکاران 

فرآیند مدیریت پیمانکاران
یک موضوع بسیار مهم در شرکت‌های پیمانکاری، مدیریت روابط بین کارفرمایان، شرکت و پیمانکاران است. یک شرکت پیمانکاری ممکن است همزمان در چند پروژه درگیر باشد و چند پیمانکار دست دوم داشته باشد که در چند پروژه خدمات ارائه می‌نمایند. مدیریت عملکرد این پیمانکاران و ارتباطات مالی ایشان یکی از موضوعات بسیار مهم پیمان می‌باشد.

حوزه عملیاتی
قراردادهای پیمانکاری باید ابتدا در نرم‌افزار خرید و مدیریت هزینه نوسا تعریف شوند و صورت وضعیت‌هایی که پیمانکار ارائه می‌کند به صورت فاکتورهای هزینه متصل به قرارداد ثبت شوند.
یک مزیت مهم نرم‌افزار خرید و مدیریت هزینه این است که با استقرار در محل پروژه می‌توان به راحتی فاکتورها و صورت وضعیت‌ها را به صورت برگه هزینه ثبت نمود و هیچ نیازی به ثبت اسناد حسابداری وجود ندارد.
ردیابی تک تک این برگه‌های هزینه، تعریف انواع رخدادهای هزینه و اخذ گزارش از انواع هزینه‌های صورت گرفته در پروژه، اخذ گزارش از قراردادها و وضعیت مالی هر قرارداد با پیمانکاری مرتبه پایین‌تر از امکانات بسیار کاربردی این نرم‌افزار می‌باشد.
حوزه مالی
امکان استفاده از ۵ تفصیلی شناور در یک حساب، به سازمان‌های پیمانکاری کمک می‌کند بستانکاری یک پیمانکار را به تفکیک پروژه‌های مختلف مدیریت نمایند. با تعریف دو تفصیلی روی حساب بستانکاران تجاری (تفصیلی پیمانکار و تفصیلی پروژه) اخذ گزارشات تحلیلی از وضعیت یک بستانکار یا وضعیت یک پروژه به راحتی قابل انجام است. حتی می‌توان با تعریف مراکز هزینه پروژه در زیرشاخه‌های پروژه در درخت تفصیلی‌ها محل صرف هزینه در پروژه را نیز مشخص نمود.
نرم‌افزار مدیریت هزینه می‌تواند در استخراج اظهارنامه‌های فصلی و گزارش خرید سه ماهه نیز کمک شایانی بنماید.

فرآیند مدیریت عملیات 

فرآیند مدیریت عملیات
عملیات یک پروژه متشکل از اجزاء ‌بسیار متنوعی است. متریالی که در پروژه مصرف می‌شود، نیروی انسانی، ماشین آلات و مستندات فنی پروژه که مرتب در حال ایجاد، تصویب، بازنگری و فسخ می‌باشند. در اینجا به بعضی از موارد کاربردی در نرم‌افزار نوسا برای مدیریت عملیات پروژه اشاره می‌نماییم

حوزه عملیاتی
در بعضی از قراردادها پیمانکار بایستی میزان مصرف مواد در قسمت‌های مختلف پروژه را مدیریت و کنترل نماید (برای مثال مصرف متریال در طبقات مختلف یک ساختمان). با تعریف WBS پروژه در درخت مراکز تأمین و مصرف، می‌توان میزان مصرف کالا در هر جزء از پروژه را به دقت کنترل نمود. استفاده از سیستم انبار در چنین پروژه‌هایی بسیار ضروری است، به خصوص اگر مواد توسط کارفرما تأمین شده باشد و پیمانکار باید جوابگوی میزان مصرف و ضایعات مواد باشد.
مدیریت هزینه‌های بالاسری کارشناسان و مهندسان یکی از موضوعات مهم در قراردادهای پیمانکاری است که قواعد خاص خود را دارد. با کمک نرم‌افزار رخداد دستمزد نوسا می‌توان هزینه‌های بالاسری مطابق فرمول‌های مصوب محاسبه نمود و دقیقاً میزان این هزینه را به تفکیک کارشناس و پروژه استخراج نمود.
گذشته از هزینه‌های بالاسری، جابجایی کارشناسان و مهندسان در پروژه‌های مختلف یک موضوع عادی است و حتی ممکن است پایه دستمزد ایشان در هر پروژه متفاوت باشد. امکان تغییر روزانه احکام پرسنل در نرم‌افزار دستمزد به مدیریت این موضوع کمک شایانی می‌کند.
در کنار منابع انسانی، شرکت‌های پیمانکاری بزرگ معمولاً منابع فیزیکی معتنی‌بهی دارند. مثلاً ماشین آلات مختلفی در مالکیت دارند که بسته به نیاز در پروژه‌های مختلف از آنها استفاده می‌کنند. برنامه‌ریزی زمان و محل فعالیت ماشین آلات، تعیین بازه زمانی عدم فعالیت و حتی میزان عملکرد هر ماشین در هر پروژه و اخذ گزارش از وضعیت ماشین آلات در گذشته از امکاناتی است که با سیستم اموال و دارایی‌های ثابت نوسا قابل انجام است.
مدیریت مستندات پروژه – اعم از مستندات فنی، نقشه‌ها، صورت وضعیت‌ها، گزارشات عملکرد، استانداردها و غیره – در شرکت‌های پیمانکاری که با پروژه‌های متوسط و بزرگ سر و کار دارند یک ضرورت اجتناب ناپذیر است. نرم‌افزار مدیریت مستندات فنی نوسا با قابلیت‌های بسیار پیشرفته‌ای همچون مدیریت نسخ و ویرایش‌ها، سطوح دسترسی، مشاهده پیش‌نمایش مستندات، گردش مستندات در سازمان و غیره می‌تواند بهترین ابزار برای شرکت‌های پیمانکاری باشد
حوزه مالی
به طور کلی برخورد با هزینه‌های پروژه به دو صورت اصلی است: یا جزو بهای تمام شده پروژه هستند (که در حساب پیمان در جریان ثبت می‌شوند) یا بر عهده کارفرما بوده و در بدهکاری کارفرما سند می‌خورند. بسته به نوع قرارداد بایستی محل ثبت هر هزینه را مشخص نمود. مثلا در قرارداد مدیریت پیمان کلیه هزینه‌ها بر عهده کارفرما است ولی در قرارداد BOT کلیه هزینه‌ها بر عهده پیمانکار است.
برای مثال در ثبت مواد مصرفی، اگر مواد متعلق به کارفرما باشند ثبت مالی ندارند ولی کنترل تعدادی آنها ضرورت کامل دارد. اما در صورتی که هزینه مواد مصرفی قسمت از بهای تمام شده پروژه باشد می‌توان با تعریف یک ساختار مالی متناسب در نوسا و تعریف CBS پروژه در درخت تفصیلی‌ها (مرتبط با حساب پیمان در جریان – مواد)، هزینه مواد در هر مرکز هزینه را به دقت شناسایی و گزارش نمود.
با امکان مدیریت رخدادهای اموال نوسا، تخصیص هزینه استهلاک ماشین آلات به پروژه‌های مختلف – حتی به یک جزء پروژه – و حتی تفکیک هزینه استهلاک در دوره کنارگذاری ماشین از هزینه استهلاک در دوره عملیات امکان‌پذیر می‌باشد.
یکی از بحث‌های همیشگی در استخراج صورت سود و زیان شرکت‌های پیمانکاری، شناسایی هزینه‌های دفتر مرکزی است. هزینه دستمزد نیروهای کاملا ستادی (مانند حسابداری، مدیریت، خدمات و غیره) مشخص است که متعلق به سربار اداری تشکیلاتی است، اما دستمزد آن قسمتی از نیروی انسانی دفتر مرکزی – که معمولا جزو دفتر طراحی و نظارت هستند – که بیشتر ساعت کار ایشان در پروژه است، بایستی بین بهای تمام شده پروژه‌ها تسهیم گردد. باز هم با استفاده از امکانات نرم‌افزار رخداد دستمزد می‌توان هزینه ساعت کار این افراد را به دقت بین پروژه‌ها و دفتر مرکزی تقسیم نمود و در هر زمان گزارش دقیق وضعیت بهای تمام شده پروژه‌ها را اخذ نمود.
محاسبه بهای تمام شده و سود و زیان یک پروژه از سؤالات بسیار مهم هر شرکت پیمانکاری است که با استفاده از ابزار متمرکز تولید گزارشات خاص و با تحلیل کلیه گزارشات مالی تحلیلی پروژه می‌توان به آن دست یافت.

نرم‌افزارهای مورد نیاز در این راهکار