آموزش طراحی و پیاده سازی فرایندها

در هر گردش کار، حالت کار بطور مستمر و با هر انجام وظیفه، تغییر می کند. مفهوم حالت شامل تمام اطلاعات سیستمی کار از قبیل کلید کار، زمان شروع کار، نام آخرین وظیفه انجام شده، کاربر انجام دهنده آخرین وظیفه، زمان انجام آخرین وظیفه، نام وضعیت فعلی و ... و نیز مقادیر فیلدهای تعریف شده د...

فرایندها در برابر تغییرات عمده منابع انسانی، مواد اولیه، قوانین و مقررات کسب و کار و ... دچار چالش می شوند و به تبع آن شاخصهای عملکرد نیز دچار نوسان و تغییر می گردد. به این ترتیب برای درک میزان تاثیر و نحوه واکنش فرایندها به تغییرات، شاخص عملکرد دیگری بنام شاخص انعطاف پذیری تعریف می شود.

شاخصهای عملکرد براساس ماهیت و روش اندازه گیری به دو نوع شمارشی و میانگین تقسیم می شود. مبنای این تقسیم بندی هدفی است که از سنجش شاخص عملکرد داریم. اگر می خواهید شاخص عملکرد، تعداد کارهای خوب و بد را بشمارد تا بر این اساس بتوانید نسبت کارهای خوب به کارهای بد را بسنجید آنگاه شاخص عملکرد شمارشی معنی پیدا می کند و اما اگر می خواهید میانگین عملکرد کلی کارها را، بدون تصمیم و اظهار نظر برای خوب و بد بودن تک تک آنها گزارشگیری کنیم آنگاه شاخص عملکرد میانگین را اندازه گیری می کنیم.

برای امکان اندازه گیری چند شاخص عملکرد بطور همزمان و نیز امکان اعمال فرمولهای پیچیده برای میزان خوب یا بد بودن عملکرد و نیز برای امکان سنجش شاخص عملکرد انعطاف پذیری (Flexibility) روش پیشرفته برای سنجش شاخص عملکرد پیاده سازی شده است.

در امکانات و ابزارهای برنامه گردش کار، ابزارهایی وجود دارد که برای اعمال تغییرات در درخت منابع دیجیتال می باشد. از طریق این ابزارها می توانیم منابع دیجیتال را جستجو کنیم و اطلاعات منابع را بازیابی کنیم و می توانیم منابع دیجیتال را ایجاد، حذف و جابجا کنیم. این ابزار برای پیوستهای کار به شکل خاص و برای دیگر منابع به شکل عام قابل استفاده است.

سنجش عملکرد فرایندها می تواند به شکل ضمنی و غیرمستقیم، شاخصی برای عملکرد فعالیتها و انطباق آنها با اهداف استراتژیک سازمان باشد. عملکرد فرایندها در دو سطح کار و گردش کار مورد سنجش قرار می گیرد. برای سنجش عملکرد در سطح کار، ابتدا باید معیارهای کمی برای سنجش عملکرد بخشهای مختلف فرایند (وظایف و وضعیتها) تعریف کنیم و سپس برمبنای این معیارها، عملکرد کار را اندازه گیری کنیم. در این مطلب، اندازه گیری معیارهای کمی عملکرد در حوزه های زمان، هزینه و کیفیت برای وظایف توضیح داده شده است.

در فهرست کارهای یک گردش کار، یکی از اطلاعاتی که می تواند بسیار کاربردی و مفید باشد این است که هر کار در یک وضعیت خاص، در کارتابل کدام کاربر(ان) قرار دارد. به عبارت دیگر سوال این است که در این وضعیت، کدام کاربر(ان) از انتقال به این وضعیت مطلع می شوند و کدام کاربر(ان) اختیار انجام وظیفه در این کار را دارند. این اطلاعات برای مدیر و یا هر کاربر دیگری که اختیار مدیریت کار را داشته باشد می تواند قابل استفاده باشد.

برای فراخوانی اطلاعات از منابع خارج از سیستم مدیریت فرایندها، روشهای مختلفی وجود دارد که یکی از این روشها، فراخوانی اطلاعات از فایل متنی ساختاریافته (csv) است. به این ترتیب می توانیم اطلاعات هر فایل ساختاریافته را در ستونهای زیرمجموعه یک فیلد از نوع آرایه فراخوانی کنیم.

یکی از انواع فیلدهایی که در سیستم مدیریت فرایندها استفاده می شود، فیلدهای با محتوای تاریخ است که به دلیل ماهیت خاص خود چالشهایی را به همراه دارد . این چالشها بخصوص در هنگام استفاده از توابع برنامه نویسی پررنگ تر می شود. در این مطلب سعی می کنیم با ذکر مثالهای واقعی و کاربردی به انواع تعاملها و پردازشهای مرتبط با فیلدهای تاریخ بپردازیم تا بتوانیم در حد امکان جوابگوی ابهامها و سوالها در این زمینه باشیم.

در هر شرکت یا سازمان، بطور معمول کاربران سیستم مدیریت فرایندها عضو کاربران سیستم عامل شبکه سازمان هستند و از این نظر هر کاربر دارای دارای یک شماره شناسایی یونیک در ویندوز است. از طرف دیگر فرایندها ممکن است ذینفعان و کاربران خارج از شبکه سازمان داشته باشند که برای امکان ارتباط و تعامل این نوع از کاربران (فاقد sid) با فرایندها، قابلیت اتصال کاربران با شناسه گوگل (google account) و شماره موبایل پیاده سازی شده است.