آموزش طراحی و پیاده سازی فرایندها

به دلیل تغییر و تحول مستمر در کاربران حقیقی، بهتر است مفهومی عامتر از کاربران حقیقی بنام کاربران مجازی داشته باشیم که نقشها برای این کاربران تعریف شود و به تبع آن، اختیارات به این کاربران اختصاص داده شود. کاربران مجازی شباهت زیادی به مفهوم نقش (Role) دارند که هر نقش می تواند کاربران حقیقی دیگر را به شکل زیرمجموعه خود داشته باشد. به این ترتیب سیستم وابستگی به کاربران حقیقی نداشته و نقشها را مدیریت می کند.

پس از تعریف جایگاههای سازمانی در یک سازمان، باید تعیین کنید که هر کدام از جایگاههای سازمانی به کدام کاربر(ان) متعلق است و این کاربر(ان) در این جایگاه چه نقش و ویژگیهایی دارند. به این ترتیب کاربران از طریق جایگاه سازمانی خود و به میزانی که برای این جایگاه تعیین شده است به فرایندها دسترسی خواهند داشت.

در یک سازمان (Organization)، معمولا مسئولیتها و اختیارات کاربران، بر اساس یک نظام سلسله مراتبی (Hierarchy) تعیین و توزیع می شود. این سلسله مراتب در تمام روالها و چرخه های کاری در سازمان موثر است و اعمال می گردد. بنابراین با سیستماتیک شدن چرخه های کاری در سیستم مدیریت فرایندها، این نظام سلس...

برای آگاهی کاربران از تغییر و تحول در کارتابل انجام وظیفه و کارتابل اطلاع از وضعیت کارها، امکان اطلاع رسانی بلادرنگ برای کاربران پیاده سازی شده است. به این ترتیب پس از هر بروز رسانی پیامی مبنی بر تغییر در کارتابل به کاربر ارسال می شود.

برای تهیه یک گزارش، نیاز به یک سری پارامترهای محدودکننده ای داریم که گزارش را جزئی کرده و نتایج مورد نظر ما را نمایش دهد. در واقع برای هر گزارش در محاوره گزارش، نوعی جستجو انجام می شود که شامل عبارتهای جستجوی مورد نظر و پارامترهایی برای فیلترینگ و مرتب سازی نتایج جستجو است. حال می توانیم تنظیمات گزارش مورد نظر را در قالب یک پیش تنظیم ذخیره کنیم و از این پیش تنظیم در گزارشگیری های بعدی استفاده کنیم.

در سیستم مدیریت فرایندهای نوسا برای امکان دستیابی کاربران وب به گزارشهای چاپی، قابلیت ذخیره گزارشهای چاپی به شکل منبع دیجیتال در آرشیو منابع دیجیتال پیاده سازی شده است. به این ترتیب فایلهای PDF گزارشها، با استفاده از امکانات سیستم آرشیو، بصورت مدیریت شده، و به شکل نظام مند و دسته بندی شده در دسترس کاربران (ذینفعان) محلی و اینترنتی گردش فرایندها قرار می گیرد.

در روند یک گردش کار، مواردی وجود دارد که محتوا یا رفتار بعضی از فیلدها در فرم، وابسته به وضعیت و محتوای فیلدهای دیگر است. برای نمونه، ممکن است یک فیلد بسته به محتوای فیلدهای دیگر، غیرقابل ویرایش (read only) شود یا این که مقدار یک فیلد از محاسبه فیلدهای دیگر به دست بیاید و یا این که محدوده محتوای یک فیلد توسط سیستم در فرم کنترل شود.

اگر رویدادهای یک سیستم خارج از گردش کار، به شکل داده در جداول اطلاعاتی SQL ثبت شود آنگاه سیستم مدیریت فرایندها این امکان را دارد که رویدادهای برگزیده مورد نظر را آشکارسازی کرده و به گردش کار اعلام نماید.

اگر در یک گردش کار، چند وظیفه به شکل پیاپی و توسط یک کاربر انجام شود، در صورتی که هر مرحله به انتخابها و مقادیر مرحله قبل وابسته باشد، آنگاه می توانیم گردش کار را طوری طراحی کنیم که بلافاصله پس از انجام مرحله اول، فرم انجام وظیفه مرحله دوم به شکل خودکار باز شود و به همین ترتیب برای مراحل بعدی. به این ترتیب وقفه های بین انجام وظایف حذف می شود و گردش کار چابک تر انجام می شود.

در سیستم مدیریت فرایندها می توانیم یک گردش کار را به دریافت ایمیل های خاصی مرتبط کنیم. به عبارت دیگر به محض دریافت ایمیل مورد نظر (مثلا از فرستنده خاص، موضوع خاص و ...) اقدام خاصی در گردش کار انجام شود. این کار از طریق آشکارسازی ایمیل ها انجام می شود.